Uno de los problemas de la mayoría de empresas es no saber decir que no a tiempo a ciertos clientes.

Me refiero a esos clientes que hacen todo lo posible por absorber tu tiempo y a ser posible te exigen al mismo tiempo que te aprietes el cinturón.

En el sector de la Administración de fincas, considerando que nuestros clientes puedan ser las comunidades de propietarios, esto se vuelve mucho más evidente.

¿Eres uno de esos administradores de fincas desbordados en su trabajo y que no saben realmente el volumen de trabajo que les suponen cada una de sus comunidades de vecinos?

Si realmente analizáramos los coste de nuestros despachos, comprobaríamos que un 80% como mínimo es el coste laboral de nuestros empleados y nuestras nóminas, por tanto a la hora de reducir costes debemos de tener muy claro donde se va nuestro esfuerzo.

En este caso, como en muchos otros podemos aplicar la ley de Pareto del 80 / 20: El 80% de nuestro trabajo se lo dedicamos al 20% de nuestras comunidades.

Deberíamos de realizar este análisis en nuestros despachos de administración de fincas y para ello deberíamos de detenernos en los siguientes indicadores:

  1. Número de incidencias y siniestros abiertos en las comunidades de propietarios.
  2. Juntas Generales, juntas rectoras y reuniones celebradas durante el ejercicio.
  3. Cantidad de comunicaciones realizadas a los propietarios (morosidad, recordatorios pago, circulares)
  4. Nº de movimientos bancarios contabilizados y facturas registradas.
  5. Horas dedicadas a visitar la comunidad.

A partir de aquí la idea es ponderar un valor para cada uno de estos indicadores, sobre el total de nuestro tiempo y compararlo con el importe de Ingresos que nos genera cada una de estas comunidades de propietarios.

De esta manera tendríamos muy claro en que comunidades el ratio (% de ingresos /  % de carga de trabajo) y ahora tocaría analizar en que comunidades de propietarios nuestro ratio esta por debajo de 0,50, lo cual significaría que le dedicamos muchísimo más tiempo de lo que deberíamos a esa comunidad.

¿Que decisión tomarías en ese momento? Si el ratio es alarmante y se viene repitiendo año tras año (no se debe a una rehabilitación de fachada por ejemplo), deberás de tomar medidas enfocadas a la productividad en tu despacho.

Si estas medidas no funcionan, no te quedará otra que ser transparente con los Presidentes de las Comunidades de propietarios y en su caso en la Junta General para transmitirles que o subes tus honorarios o se tiene que cambiar algunas cosas para que haya un cierto equilibrio.

Estarás conmigo en que si no tomas una decisión, el tiempo acabará poniendo las cosas en su sitio, ya que hay ciertas situaciones insostenibles que cuanto antes abordemos mucho mejor.

Por otro lado, y entendiendo que te pueda saber mal tener que llegar a este punto, solo tienes que pensar en aquellas comunidades de propietarios a las que estas dejando olvidadas con un ratio superior a 2 por ejemplo (le dedicamos menos de la mitad del tiempo que se merecen) y te convencerás de que estas haciendo lo correcto.